Documenten scannen, dat is altijd een klusje waar eigenlijk niemand zin in heeft. Echter kan het onwijs nuttig zijn om te doen en zal je er dan ook in dit artikel wat voordelen over vinden. Het is vaak een hele klus omdat je de documenten één voor één in de scan moet leggen om vervolgens steeds goed te keuren op de aangesloten laptop of computer. Er zijn ook scanners waarbij je een heel boekwerk erin kan leggen en het automatisch gescand wordt, dan wordt de drempel om documenten te scannen natuurlijk een stuk lager. Ook wanneer je het met de hand doet, zou je hier af en toe even de tijd voor moeten nemen omdat het jouw leven een stuk gemakkelijker zou kunnen maken. Lees mee en kom meer te weten over de voordelen van documenten scannen.
Je kan veel heel klein opslaan
Normaal als je boeken en boeken van informatie hebt, is er ook ergens een fysieke ruimte waar je dit kwijt moet. Je kan denken aan een archief bijvoorbeeld, maar daar moet je alles gaan opbergen op een bepaalde manier en ook zorgen dat je het makkelijk terug kan vinden. Het grote voordeel van documenten scannen is dat je niet meer dozen of kasten met fysieke documenten meer nodig hebt, je kan het namelijk heel klein opslaan. Op een computer passen namelijk ontzettend veel documenten waardoor het fysieke ruimte scheelt.
Makkelijk informatie delen
Wanneer je iemand anders moet voorzien van de informatie uit een document, moet je dat normaliter opsturen met de post bijvoorbeeld. Dat kost geld maar ook tijd, en dat is dan ook niet altijd even handig. Wanneer je documenten gescand hebt, kan je deze toevoegen aan de mail bijvoorbeeld en binnen een paar klikken op de knop naar iemand anders sturen. Er komen dan geen extra kosten meer bij, geen wachttijd, geen extra werk om de brief daadwerkelijk op de post te doen. Het is daarom een stuk makkelijker om informatie met anderen te delen, over de gehele wereld.
Terugvinden zonder problemen
Niet alleen het opslaan maar ook het terugvinden van documenten is een stuk makkelijker wanneer alles gescand is. Zo zijn er zoekfuncties binnen de documenten op een computer waarop je heel makkelijk een document kan zoeken en vinden. Dit is dan ook erg makkelijk om te doen en zal je ook veel tijd schelen. Je hoeft niet meer fysiek op zoek naar een document in een groot archief of in een map bijvoorbeeld, wat dus ook tijd zal gaan schelen.
Wanneer jouw voorkeur toch uitgaat naar werken met fysieke papieren, kan je bepaalde documenten natuurlijk na het scannen nog uitprinten of verspreiden op die manier. Wanneer je dit gaat doen, denk dan eens aan InstantInk van HP, wellicht is dat nog wel een optie om ook de printkosten naar beneden te brengen.
